Head juhid on head planeerijad, teevad oma otsuseid analüüside põhjal ning kontrollivad täielikult oma aega ja tegemisi. Seda ja palju muudki leiad enamikust juhtimisest rääkivast raamatust ja kuuled pea igal juhtimise teemalisel koolitusel. Ning pärast sellist kogemust tunneb enamik juhte, et „Eee, huvitav küll. Aga see pole minu elu.“
Ja see on ka absoluutselt tõsi. Head juhid ei ole head planeerijad, ei tee otsuseid analüüside põhjal ning ei kontrolli oma aega ja tegemisi. Ja ei tee palju muudki, millest koolitajad ja teoreetikud räägivad kui obligatoorsest juhtimise osast.
Mis on siis juhtimise folkloore ja mida head juhid tegelikult teevad? Loen maailma üheks TOP juhtimismõtlejaks nimetatud Henry Mintzbergi raamatut „Managing“, kus on sees autori aastakümnete pikkused kogutud uuringud sellest, mida juhid päriselt teevad. Mitte mudelite ja soovunelmate järgi, vaid päriselt. Järgnevad tema välja toodud kolm folkloori, mida juhid justkui mitmesuguste juhtimise teooriate ning mudelite järgi peaks tegema ja mida nad tegelikult teevad.
Folkloor: Juht on süstemaatiline planeerija.
Juhtimine tähendab ju suures osas planeerimist, laua taga istumist ja tulevikule mõtlemist. Ja mõistagi tähendab juhtimine kaugeleulatuvaid ja suuri mõtteid.
Tegelikkus: Uuring uuringu järel on näidanud, et juhid eelkõige:
a) Töötavad vaibumatu ja katkematu hooga
b) Töötavad väikeste osadena ehk nende tööd iseloomustavad erakordselt suur katkestuste arv, poolikud teemad, teemade varieeruvus jne
c) Nad on ideede genereerimise ja suurt mõtete mõtlemise asemel tugevasti tegevustele suunatud
Juhi töö algab ja lõpeb meilide, telefonikõnede, kohtumiste, vestluskatkete katkematu vooga. „Üks pagana asi teise järel“, kirjeldas üks uuringus osalenu. Kohvipausid ja lõunad on reeglina tööga seotud ja igale juhi vabale minutile on mitu pretendeerijat. Juhi töö ei saa kunagi valmis.
Uuringute järgi absoluutne enamik juhi koosolekuid on ad hoc ehk pikalt planeerimata. Ühe uuringu järgi on juhil võimalik leida keskmiselt 23 minutit iga kolmas päev aega, kus keegi teda ei segaks. Kujuures – kas juhid oleks päriselt valmis loobuma sellest segamiste, katkestuste, eri teemades surfamise virrvarrist? Vastus on „ei“ – sest sellega nad kardavad end ära lõigata olulisest informatsioonivoost. Juhtidele meeldib olla kursis kõige värskema infoga, isegi kui see peaks osutuma vähem usaldusväärseks, kui juba settinud info. Pealiskaudsus ja igavene võitlus selle vahel, mida peaks tegema ja mida ta teeb, on juhi ameti lahutamatud koostised.
Juhid ei armasta istuda laua taga ja mõelda. Juhid on keskendunud tegevusele, et midagi saaks ära tehtud. Pea igal ajahetkel on olemas väga konkreetne probleem, teema, millega tegeleda. Ja sellega juht tegeleb. Prioriteedid vahelduvad, teemad vahelduvad, detailsuse tasemed vahelduvad.
Kas see tähendab, et juhid ei planeeri? Jah, klassikalises, paljuski koolitajate ja konsultantide poolt kirjeldatud mõttes juhid ei planeeri. Ega hakka seda tõenäoliselt kunagi ka tegema, juhid eelistavad elada konkreetses hetkes. Kuid see see ei tähenda veel mitteplaneerimist. Juhid planeerivad enda peas, tehes seda mõnikord ka intuitiivselt. Ning see plaan väljendub igapäevastes tegevustes, otsustes, selles konkreetses hetkes.
Folkloor: Juhid eelistavad infot saada raportitest, formaalsetest ja rutiinsetest aruannetest.
Tavaarusaama järgi seisab juht kõrgel pjedestalil ning kogub ja saab infot altpoolt (või ka ülevaltpoolt) tulevate organisatsioonisiseste formaalsete infosüsteemide kaudu: aruanded, ametlikud infokoosolekud jne.
Tegelikkus: Juhid eelistavad koguda infot näost-näkku mitteformaalsete vestlustest, koosolekutelt, telefonikõnede ja meilidega.
Juhide seas pööratakse üsna vähe tähelepanu formaalsetele aruannetele (ehkki nad nõuavad neid). Otsused ja tegevused lähtuvad eelkõige mitteformaalsete kanalite vahendusel kogutud infole, pigem intuitiivselt ning formaaalsete aruannete sisu on see, millega hiljem saab otsust ratsionaliseerida.
Juhtide tööst on 60-90% oraalne suhtlus – telefonikõned, koosolekud, vestlused koridoris jne. Need suhtlusehetked ongi juhide töö.
Kuulujutud ja spekulatsioonid on oluline osa juhi tööst. Sest need räägivad võimalustest – võimalusest võita ja mõnikord ka võimalusest kaotada. Ametlik raport on reeglina minevik, mida muuta ei saa.
Folkloor: Juhid taotlevad ja säilitavad kontrolli oma aja planeerimise ja tegevuste ning üksuse-organisatsiooni üle.
Juhti on kirjeldatud kui orkestri dirigenti, kelle töö on panna erinevad pillid kaunilt kooskõlas mängima ja kelle otsesel ja sekkuval juhtimisel see ka saavutatakse. Ja samas on juhti kirjeldatud kui marionetti, keda erinevad osapooled nööridest kisuvad ja kes peab siis nende erihuvide vahel laveerima.
Tegelikkus: Juht ei ole dirigent ega marionett: ta ei suuda ega soovigi otseselt kõiki ja kõike kontrollida. Tema kontroll organisatsiooni üle, kindlasti mitte täielik, on pigem varjatud kui avalik, ja toimub pigem läbi soovitavate algatuste (milles ta ise peab hiljem osalema) ning läbi „pean osalema“ kohtades uute võimaluste loomises.
Uuringute järgi on 3/4 juhi suhtlusest ja kalendris olevatest tegevustest kellegi teise poolt initsieeritud. Koosolekud on kokku kutsustud kellegi teise poolt, juht enamasti passiivne osaleja. Kas see teeb neist marioneti?
Mitte tingimata. Ehkki näiliselt (ja mõnikord ka juhile endale tundub nii) on juht vaid reageeriv ja sipleb väljastpoolt tõmmatavate nööride kütkeis, siis tegelikkuses juhib juht sündmusi üsna suurel määral. Kahel moel: suur osa tema hilisematest „pean“ tegevustest – koosolekud, vestlused jne – on algselöt tema enda poolt initsieeritud teemal. Ja teiseks, osaledes mitmetel „pean“ üritustel – näiteks lobistades kliendiüritusel – otsib ja sageli ka leiab võimaluse see pöörata enda kasuks. Ehk reaalseks tegevuseks, äriks, võimaluseks.
See ei tähenda täielikku kontrolli oma aja ja tegevuste ja üksuse üle, ent see tähendab initsieerimist, suunamist, käigushoidmist. Oma kalendri, pühendatud aja ja tegevuste kaudu.
Seega – juht ei ole inimene, kes lihtsalt teeb oma tööd. Ta on inimene, kes TEEB OMALE tööd.
Kokkuvõtteks. Kirjeldades juhi tööd nendib Mintzberg: juhi igapäevase töö parim kirjeldus on kalkuleeritud kaos. Või kontrollitud korralagedus.
Muuseas, noored juhid kinnitavad uuringutes, et see korralagedus on ajutine: kui saan n.ö pildi ette ja asjad korda, siis … Kogenumad juhid aga teavad – selline ongi juhtimine.
