Tegevuste nimekirjad ehk to-do listide ajalugu ulatub väidetavalt 300 aasta taha. Ja nende lubadus pole muutunud – tegevuste nimekirjad peaksid aitama meil püsida fookuses, vähendada segajaid ja luua heaolu tunnet tehtu üle. Ning kahjuks teevad nad sageli just vastupidist.
Kirjutasin alljärgneva loo lootuses, et ehk saan sellega aidata mõnda inimest, kes tunneb, et ta on tööülesannete alla mattunud hoolimata kuulekast tegevuste nimekirjade kasutamisest. Ning kelle to-do (üks hea tuttav märkis, et otsetõlkes eesti keeles on see “tu-du” :-)) nimekirjad ei lühene, vaid pikenevad. Ehk minu siht on saada veel mõni inimene nimekirjade koostajast kalendri ehitajaks. Ma olen ise kogenud seda muutust. Niisiis, paljuski tuginedes Nir Eyali suurepärasele artiklile (muuseas, ka eesti keeles ilmunud hea raamatu “Segamatu” autor) – miks to-do nimekirjad ei aita kaasa ja miks kalendri ehitamine võib-olla tulemuslikum viis oluliste asjade ära tegemiseks.
Alustuseks sellest, mis siis “tudu” nimekirjadel viga on. Võib-olla on hea startida küsimusega: kas sa oled kohanud inimest, kes kasutab oma töö ja tegemiste põhialusena to-do nimekirju ja jõuab alati regulaarselt kõigi oma töödega plaanitult lõpule? Nojah… Siinkohal meenub Sysophose müüt, kes lükkas kivi mäkke, et see saaks sealt jälle alla veereda. Kolm asja, mis kipub vaja-teha nimekirjade järgi elamisel valesti minema.
Alati jääb puudu
Esiteks, to-do nimekirjade järgi elades kipub alati puudu jääma. Ehk enamasti me jõuame vähem kui oleme nimekirja tegevusi pannud. Seda suuresti ka nobelist Daniel Kahnemani viidatud tajuvea tõttu: inimestena oleme me oma võimekusest asju ära teha tiba paremal arvamusel kui tegelikkus seda eeldaks. Ent kui alati jääb puudu, kui me pea iga päev saame tegevuste nimekirja vaadates kinnitust sellele, et me lihtsalt ei saa asjadega ühele poole, siis see mõjutab kahjuks ka seda, kuidas me ennast näeme. See mõjutab meie identiteeti. Mõne aja pärast me pole ka enda silmis enam hakkama saajad, ära tegijad, vaid… edasilükkajad, kehvad enesejuhid, laisad, võib-olla ka ebakompetentsed. Seda tunnet tekitab-võimendab just keskkond, to-do nimekirjade järgi elamine.
To-do nimekirjad hägustavad tähelepanu
Teiseks. Tegevuste nimekirjade kohaselt tegutsemise eesmärk on justkui hoida meid fookuses, keskendumas õigetele tegevustele. Ent nad ei tee seda, nad viivad meid tegelikult enamate takistuste ja segajateni, mitte vastupidi. Nir Eyal ütleb, et keskendumise, fookuse vastand ei ole “segaja”. Fookuse hoidmise vastand on samamoodi tegevus, see on aga tegevus, mis viib meid hoopis eemale sellest, mis on tähtis. Ehk küsimus ei ole selles, kas me teeme ja kas meid segatakse – sest me teeme ja töö ei lõpe otsa, nagu me teame. Küsimus on: kas me teeme neid tegevusi, mis viivad meid olulise poole või olulisest eemale. Ja selle eristuse tegemine eeldab ka, et me teame, mis see “oluline” on. Tegevus ise, selle sisu ei määratle ära, kas tegemist on “segajaga” või mitte. To-do nimekirjad aga suunavad meid pigem lihtsalt tegema, eesmärk on nimekirjast teha ära nii palju kui jaksan. Eesmärk on saada linnuke kirja. Done and dusted.
Muuseas, siinkohal kuulen ka juba hääli, kes ütlevad, et kaasaegsetes ajajuhtimise süsteemides on to-do nimekirjades tegevuste prioritiseerimine sees ja tehakse erinevaid nimekirju ja jagatakse erinevatesse kaustadesse ja… vabandust, olen proovinud, ent need on tundunud veidi liiga keerukad minu pea ja igapävase kasutamise jaoks.
Imevad elust mahlad välja
Ning kolmandaks. Tegevuste nimekirjad lihtsalt imevad elust mahlad välja. See ei ole kuidagi hea tunne, kui lähed töölt koju tegemata asjade nimekiri silme ees virvendamas. Ja see nimekiri ei taha mõnikord sealt kaduda ka siis, kui kodus lähedastega õhtut veedad või lihtsalt puhata tahad. Stressi ja ärevuse allikas on lahtised otsad. Ning neid tekitab tegevuste nimekiri juurde, mitte ei vähenda.
Ent kuidas saada kalendri ehitajaks ehk kuidas saada lahti to-do nimekirja türanniast ja sellest, et ta määrab, mida sa teed?
Parim sõber on kalender
Esimene samm on mõte: kalender on sinu parim sõber. Kõik, mis on kalendris, see juhtub. Mis on kalendrist väljas, seda ei pruugi juhtuda. Ehk lihtsamalt: hakka päriselt oma kalendrit kasutama. Enamik meist paneb kalendrisse vaid kohtumisi, jättes ülejäänu vabaks. Siis tehakse neid asju, mida listides kirjas, kuni järgmise koosolekuni. Vahepeal ehk veidi ka uudiste ja sotsiaalmeedia saitidel “puhates” – sest pea on väsinud ja otsib vaheldust ning motivatsiooni, et toimetada edasi nimekirjaga, mis ei taha kuidagi otsa saada.
Kavatsuse teostamine kalendris
Kalendri kasutamisel soovitavad psühholoogid kasutada nn kavatsuse teostamist, mis sisulises mõttes tähendab otsuste tegemist: mida ma teen ja millal seda teen. Veel lihtsamalt öeldes tähendab see oma tegevuste ette planeerimist. See on ka ainus viis, kuidas sa saad eristada tegevusi, mis aitavad kaasa (mida sa ole planeerinud teha) ja mis ei aita kaasa (tõenäoliselt kõik muu). Ette planeerides. Ja veel – kalender on su parim sõber mitte ainult töö kontekstis, vaid ka muudes elu valdkondades. Me elame ikka ainult ühte elu ja eöö ja eraelu eristamine on ehk 21. sajandi töö puhul veidi aja ära elanud (kirjutasin sellest siin).
Nauditavam elu
Nimekirjade tegija asemel kalendri ehitaks hakkamine lahendab ka eespool kirjeldatud kolme ebameeldivat probleemi. Kalendriga planeerides teeme me tõenäolisemalt ära selle, mida lubasime. Ehk meie identiteet on pigem “ära tegija” kui “edasilükkaja”. See kosutab enesekindlust ja motivatsiooni. Kalendriga töö viib paratamatult ka vähemate “segajateni” ehk me teeme vähem neid tegevusi, mis viivad meid pigem eemale olulisest. Sest see sunnib meid tegema valikuid: “vabandust, aga mul on kalender täis, ma ei saa seda teha…” Ning lisaks toob see tagasi heaolu tunde – sa ei pea enam tundma, et tehes mingit tegevust jääb samas pidevalt midagi tegemata. Vähem lahtisi otsi. Lihtsam ja nauditavam elu. Proovi järgi.
