Meil on avanenud erakordne võimalus. Teha vähem koosolekuid. Ja teiseks teha need, mis toimuvad, oluliselt tulemuslikumaks. Kuidas?
Allpool on kokkuvõte kolmest viimase paari nädala jooksul Harvard Business Review’s ilmunud artiklitest virtuaalsete koosolekute pidamise kohta (vt siit ja siit ja siit), kokku segatuna minu enda 4-5 aastase regulaarse online-coachingute pidamise kogemusega. Niisiis, uuringud ja isiklikud kogemused soovitavad, et…
1. Vaatlejast osalejaks
See on ka hoiakute muutuse mõttes virtuaalsete koosolekute suurim väljakutse. Meil on kalduvus ekraanide ees ennast pigem tagasi tõmmata, naalduda mõnusalt sohvale-tooli seljale, vajutada mikrofoni “mute” nuppu ja jälgida, vaadata. Ent alates just sellest naaldumise hetkest kukub koosoleku tulemuslikkus kolinaga.
2. Kaasa osalejad algusest peale
Veidi lihtsakoeline, ent sellegipoolest hästi töötav nipp – ole koosoleku korraldajana alati mõned minutid varem kohal ja valmis ning võta osalejad vastu. “Hei! Kuidas Sul läheb?” jne. Aita osalejatel ennast tunda kohal ja oodatuna.
3. 60 sekundi reegel
Aita inimestel kohe koosoleku alguses tunnetada teemat, probleemi, väljakutset. Dramatiseeri üle kui vaja, räägi lugu, kasuta metofoori, räägi kliendist. Mida iganes. “Ja alustame siis iganädalast presentatsiooni…” versus “Teate, see asi on täiesti pekkis, me peame midagi tegema” või “Teate, meil on praegu suurepärane võimalus…” vms. Esimesel juhul on parim, mida osalejatelt kätte saad, halvasti varjatud haigutus, teisel juhul on vähemasti mingi tõenäosus, et oled äratanud huvi ja käivitanud tunde (jätkub pärast reklaami).
4. Hoia tähelepanu ja tempot ehk 5 minuti reegel
Virtuaalkoosoleku rusikareegel on, et inimese tähelepanu kestab umbes 5-7 minutit. Siis pead midagi tegema, et uuesti inimest koosoleku teema külge haakida. Kasuta chat’i, küsimustikku, küsitle inimesi, anna teema arutada väiksemasse gruppi (nt Zoomis hästi tehtav). Ja palun, palun hoia koosolek teemas – kui keegi läheb uitama ülemäärastesse detailidesse või suisa oma teemasse (tavaliselt algab see fraasiga “ma ei tea, kas see nüüd on praeguse koosoleku teema…”), siis katkesta, lepi kokku, millal ja kuidas seda käsitlete. Rajalt minema läinud virtuaalne koosolek on kordades frustreerivam kui sihitult ulpiv näost-näkku koosolek.
5. MVP ehk minimaalne vajalik powerpoint
Powerpoint on üks hirmsamaid virtuaalsete koosolekute tapjaid, eriti suurtes organisatsioonides. Slaidide paugutamine ja presentatsioonid. Kui sa pead kasutama slaide, siis – milline on absoluutne miinimum, mida sa pead teistele näitama? Ja siis võta sealt veel kolmandik maha. Saada oma presentatsioon lingi või meiliga, koosolek on kokku kutsutud mitte koos slaidide vaatamiseks, vaid selleks, et igaüks saaks panustada, väärtust luua.
6. Üks asi korraga, kuni 45 minutit
Iga koosolekul on mõte, eesmärk, siht. See kehtib eriti virtuaalse koosoleku puhul. Ja arvestades meie (mitte liiga head) võimekust virtuaalsel koosolekul oma tähelepanu hoida ja panustada, siis võiks koosolek olla mitte pikem kui 45 minutit. Räägime asjast, püsime teemas. Kui asi on otsas, siis lõpetame ära. Pigem lühemalt, väiksemate tükkidena, kui maratonkoosolek, kus kogu maailm lahti võetakse ja siis jälle kokku proovitakse panna.
Ja siis ka veel üks lihtne põhimõte, lähtuvalt nn talupoja mõistusest: enne koosoleku kokku kutsumist tasub hästi kaaluda: kas ikka pean koosoleku tegema? Ja see otsus on kaalukam kui kunagi varem. Uus teema, probleem, väljakutse laual – kas esimene ja järgmine samm ikka peaks alati olema koosoleku kokku kutsumine? Või saan ma midagi otsustada ja teha kohe ja ise, et teemas kohe edasi liikuda. Sest, nagu öeldud, me pole enam vaatlejad. Me kõik oleme senisest rohkem osalejad, tegijad.
