Ma ei ole efektiivsuse ekspert. Ma ei usu ka sellesse, et vaid juhtimise n.ö admistratiivseid tehnikaid vallates on võimalik teha tõeliselt ägedaid asju. Küll aga on aegajalt valus vaadata, kuidas kaotatakse inimeste aega, raha ja närve ebaefektiivse juhtimisega. Võtame lihtsaima, ja samas ühe kulukaima nähtuse – iganädalane või -kuine juhtkonna/meeskonna koosolek.

Olen ka mina lugenud tervet hulka manuaale, milline peaks hea koosolek välja nägema. Ja ka näinud aastate jooksul üsna erineva pikkuse, sisu ja vormiga koosolekuid. Eks nad on mitmetes punktides sarnased, mitmetes ka erinevad. Ja küllap peaks iga meeskond ise leidma selle oma koosoleku struktuuri, mis aitab tal kõige paremal moel talle antud eesmärki täita. Ent allpool panin kirja seitse küsimust, mis ehk aitaksid veidi koosolekuid paremaks (loe: tulemuslikumaks) muuta. Ehk siis on ka inimestel seal osalemiseks enam isu. Niisiis:

1. Millega rutiinne koosolek algab?

See tundub kuidagi triviaalne teema, ent pole seda kaugeltki mitte. Psühholoogid kutsuvad seda ankurdamiseks – ehk see, millest te koosolekut alustate, annab tooni kogu ülejäänud koosolekule. Kui alustate probleemidest ja jamadest, siis on risk, et jäätegi jamadesse. Kui aga alustate igaühe headest uudistest, siis on suur risk, et inimesed on optimistlikumad ja keskenduvad pigem lahendustele.

2. Kas koosolekul on arutelu?

Infokoosolek 21. sajandil kõlab veidi nagu anakronism. Infot saab tänapäeval igatepidi liigutada, vahendeid selleks on küll ja enam. Koosoleku mõte võiks olla kasutada kõikide osalenute “pead”, mis tähendab arutelusid, vaidlusi, diskussioone. Mitte lihtsalt kuulamist, kuni iga osakonna juht oma osa maha vuristab.

3. Kas koosolekul tehakse otsuseid?

See on kindlasti üks võtmekoht. Kui inimesed tulevad kokku vaid selleks, et rääkida, ent ei otsusta midagi, siis hakkab osalemine varem või hiljem tunduma… mõttetu. “Me ainult räägime,” kirjeldas hiljuti ühe meeskonna liige koosolekuid. Eriti kui on tegemist juhtkonna koosolekuga – sõna otseses mõttes kõige kallima koosolekuga organisatsioonis – siis on otsene kuritegu organisatsiooni rahakoti vastu, kui laiali minnakse jututoa tundega. Muuseas, soovitus. Lõpetada iga koosolek küsimusega: kas me täna otsustasime midagi ja kui, siis mida?

4. Kas koosolekul keskendutakse tulevikule?

On jube suur kiusatus rääkida asjadest, mis juhtusid minevikus. Meil on olemas numbrid, sündmused. Me teame, mis juhtus. Ja siis on küsimus – mis sellest minevikus tuhnimisest kasu on? Või miks me seda üldse räägime? Vastus: Minevikust peab rääkima vaid niipalju, kui see aitab teha otsuseid tulevikuks. Mitte rohkem. Ehk kui iganädalane koosolek on lihtsalt eelmise nädala numbrite ette laulmine, siis võib selle koosoleku otse kahjumisse kirjutada. Mida me tulevikus, järgmisel nädalal, teeme? Kuidas me tekkinud probleemi lahendame? Mida on plaanis teha selle ja selle arendusega? Kuidas need aitavad meil “suurele eesmärgile” lähemale jõuda? Need ja teised sarnased tulevikku suunatud küsimused on need, mis aitavad äri ja tulemust teha.

5. Kas koosolekul on kohal klient?

Mitte küll ehk otseselt, ent kaudselt peaks klient viibima igal koosolekul. Olgu selleks sise- või välisklient. Sest tema on see, kelle suunas ja suhtes kogu tegevus käib. Tema on see, kes on piltlikult öeldes meeskonna tööandja, tellimuse tegija. Ning kliendivaade, ka siis müügikontaktidest, küsitlustest, fookusgruppidest peaks olema iganädalase koosoleku “peab olema” osa.

6. Kas kõik osalevad, saavad sõna?

See küsimus puudutab otseselt meeskonna töö efektiivsust ja tulemuslikkust. Kui päriselt aetakse ühte asja, töötatakse meeskonnana, siis on sellel üks üsna lihtne, tõestatud mõõdupuu. Heade meeskondade kohta on tehtud maailmas väga palju uuringuid. Ning ehkki mitmetes asjades on jõutud üsna erinevatele järeldustele, on kõik siiski ühes kriteeriumis ühte meelt – heas ja tulemuslikus meeskonnas on kõik liikmed aktiivselt kaasatud. See tähendab koosoleku kontekstis, et kõik saavad (ja võtavad) sõna. Ning koosoleku juhi vastutus on seda jälgida.

7. Kas koosolek algab ja lõpeb lubatud ajal?

Veidi tobe ja formalistlik küsimus, eksole. Koosolek algab siis, kui kõik on kohal ja lõpeb siis, kui teemad arutatud. Prrr. Vale. Koosolek algab siis, kui on kokku lepitud ja lõpeb siis, kui on kokku lepitud. Kui teemad jäävad õhku, siis tehakse otsus, mis neist teemadest edasi saab. Ebamäärase lõpuga koosolekud raiskavad aega ja raha (kindel lõpp motiveerib ka efektiivsem olema) ja peale selle on lihtsalt lugupidamatuse väljendus osalejate suhtes.

Toredaid koosolekuid.